Książka obiektu budowlanego – obowiązki zarządcy i wspólnoty mieszkaniowej

Każdy budynek, który jest użytkowany, powinien mieć prowadzoną książkę obiektu budowlanego. To nie tylko formalny wymóg, ale przede wszystkim narzędzie służące bezpieczeństwu mieszkańców i prawidłowej eksploatacji nieruchomości. Wspólnoty mieszkaniowe oraz zarządcy wspólnot mieszkaniowych często nie doceniają jej roli, traktując ją jako zbędną dokumentację. Tymczasem to właśnie książka obiektu stanowi podstawę do wykazania, że budynek jest utrzymywany zgodnie z przepisami prawa budowlanego.

Czym jest książka obiektu budowlanego?

Książka obiektu budowlanego to dokument urzędowy, który zawiera historię użytkowania, konserwacji i przeglądów technicznych budynku. Jej wzór i zasady prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 2022 r., obowiązujące od 1 stycznia 2023 r. Zgodnie z nim książkę można prowadzić w dwóch formach: tradycyjnej – papierowej lub elektronicznej (w systemie c-KOB).

Celem prowadzenia książki jest zapewnienie pełnej ewidencji wszystkich czynności związanych z eksploatacją i utrzymaniem obiektu. Dzięki niej każda wspólnota mieszkaniowa może udokumentować, że wykonuje obowiązkowe przeglądy, reaguje na zalecenia i prowadzi konserwację budynku zgodnie z przepisami. To dokument, który często decyduje o bezpieczeństwie mieszkańców i odpowiedzialności zarządcy w razie awarii.

Dowiedz się więcej o Dokumentacji wspólnot mieszkaniowych

Kto odpowiada za prowadzenie książki obiektu budowlanego?

Obowiązek prowadzenia książki spoczywa na właścicielu lub zarządcy budynku. W przypadku wspólnot mieszkaniowych funkcję tę pełni zarząd wspólnoty lub zarządca, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ustawy o własności lokali. To właśnie te osoby są odpowiedzialne za założenie książki, jej regularne uzupełnianie oraz archiwizowanie.

Jeśli wspólnota powierzyła zarządzanie nieruchomością profesjonalnemu zarządcy, obowiązek ten przechodzi na niego. Wówczas to zarządca ma obowiązek gromadzić protokoły przeglądów, wprowadzać dane do książki i udostępniać ją podczas kontroli nadzoru budowlanego. Brak prowadzenia książki obiektu może skutkować karą grzywny nałożoną przez powiatowego inspektora nadzoru budowlanego.

Jakie informacje zawiera książka obiektu budowlanego?

Książka obiektu budowlanego stanowi pełny zapis historii technicznej budynku. Zawiera dane identyfikacyjne obiektu, informacje o właścicielu lub zarządcy oraz dane dotyczące przeprowadzonych czynności technicznych i administracyjnych.

Wpisy obejmują między innymi:

• daty i wyniki okresowych kontroli instalacji i elementów konstrukcyjnych,
• informacje o przeprowadzonych remontach, naprawach i modernizacjach,
• nazwiska osób i firm wykonujących przeglądy lub prace,
• zalecenia pokontrolne i potwierdzenie ich wykonania,
• decyzje administracyjne dotyczące stanu technicznego obiektu,
• wpisy o zmianach właściciela lub zarządcy.

Każdy wpis w książce powinien być podpisany przez osobę dokonującą kontroli lub wykonującą czynności techniczne. Wpisów nie wolno usuwać ani poprawiać w sposób utrudniający odczytanie pierwotnych treści.

Prowadzenie książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej

Od 2023 roku możliwe jest prowadzenie książki obiektu w formie cyfrowej – za pomocą centralnego systemu c-KOB, obsługiwanego przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. System ten pozwala zarządcom i właścicielom prowadzić książki dla wszystkich posiadanych obiektów w jednym miejscu, z bezpiecznym dostępem online.

Zaletą elektronicznej wersji jest przejrzystość, brak ryzyka utraty dokumentów oraz łatwy dostęp dla uprawnionych inspektorów. Wspólnoty, które dopiero zakładają książkę, mogą od razu rozpocząć jej prowadzenie w systemie elektronicznym, bez konieczności zakładania wersji papierowej. Dla starszych budynków dopuszcza się kontynuację prowadzenia w formie tradycyjnej.

Znaczenie książki obiektu dla bezpieczeństwa i zarządzania budynkiem

Książka obiektu budowlanego to nie tylko obowiązek, ale też narzędzie realnie zwiększające bezpieczeństwo użytkowników. Pozwala zachować ciągłość dokumentacji przeglądów i prac remontowych, co jest niezbędne przy planowaniu konserwacji, modernizacji czy termomodernizacji budynku.

Dzięki książce wspólnota ma pewność, że przeglądy wykonywane są w terminie, a zalecenia techniczne nie zostały pominięte. W razie awarii, pożaru czy wypadku, książka stanowi najważniejszy dowód rzetelnego utrzymania obiektu. Może także uchronić zarządcę lub wspólnotę przed odpowiedzialnością cywilną, jeśli wykaże, że wszystkie obowiązki zostały dopełnione.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu książki obiektu budowlanego

Jednym z najczęstszych błędów jest brak wpisów po przeglądach technicznych lub nieterminowe ich dokonywanie. W wielu wspólnotach książka obiektu istnieje formalnie, ale od lat nie była aktualizowana. Często też nie zawiera danych o wykonawcach prac, co uniemożliwia potwierdzenie, czy przegląd przeprowadziła osoba z odpowiednimi uprawnieniami.

Innym problemem jest nieprzechowywanie załączników do książki, czyli protokołów i raportów z przeglądów. To one stanowią podstawę do wpisu i powinny być dołączane do każdej aktualizacji. Zdarza się również, że wspólnoty posiadają kilka egzemplarzy książki, co prowadzi do rozbieżności w danych.

Uniknięcie tych błędów wymaga systematyczności i odpowiedzialnego nadzoru. Najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia książki profesjonalnemu zarządcy, który posiada doświadczenie i procedury kontrolne zapewniające zgodność z przepisami.

Jak Exist III wspiera wspólnoty mieszkaniowe w zakresie książki obiektu budowlanego

Firma Exist III prowadzi dla swoich wspólnot mieszkaniowych we Wrocławiu pełną obsługę w zakresie książki obiektu budowlanego. Obejmuje to jej założenie, bieżące aktualizowanie, gromadzenie protokołów i koordynację przeglądów. Zespół dba o terminowość wpisów oraz o kompletność dokumentacji technicznej, dzięki czemu wspólnoty zachowują pełną zgodność z przepisami prawa budowlanego.

W przypadku nowych inwestycji Exist III wspiera wspólnoty w procesie odbioru budynku, weryfikacji dokumentacji technicznej i założenia książki obiektu od podstaw. Dla starszych nieruchomości firma pomaga uporządkować i odtworzyć brakujące dane, a następnie wprowadza je do nowego systemu dokumentacji.

FAQ – najczęstsze pytania o książkę obiektu budowlanego

Kiedy należy założyć książkę obiektu budowlanego?
Książkę należy założyć przed rozpoczęciem użytkowania budynku, a dla istniejących obiektów – niezwłocznie, jeśli dotychczas nie była prowadzona.

Czy każdy budynek musi mieć książkę obiektu?

Obowiązek nie dotyczy jedynie domów jednorodzinnych i obiektów tymczasowych. Wszystkie budynki wielorodzinne, w tym wspólnoty mieszkaniowe, muszą ją posiadać.

Jak długo trzeba przechowywać książkę obiektu?

Przez cały okres użytkowania budynku. Po zakończeniu jego eksploatacji przekazuje się ją do archiwum lub organu nadzoru.

Czy można prowadzić książkę tylko w wersji elektronicznej?

Tak. System c-KOB umożliwia pełne prowadzenie książki online, z zachowaniem mocy prawnej i dostępu dla organów kontrolnych.

Co grozi za brak książki obiektu budowlanego?

Zarządca lub właściciel może zostać ukarany mandatem lub grzywną. W razie awarii brak dokumentacji może też skutkować odpowiedzialnością cywilną.

Podsumowanie

Książka obiektu budowlanego to nie tylko obowiązek ustawowy, lecz przede wszystkim element profesjonalnego zarządzania nieruchomością. Dzięki niej wspólnota mieszkaniowa ma kontrolę nad stanem technicznym budynku, a zarządca może udowodnić rzetelne wykonywanie swoich obowiązków.
Współpraca z firmą Exist III daje wspólnocie pewność, że wszystkie przeglądy, wpisy i dokumenty są prowadzone terminowo i zgodnie z przepisami, a budynek pozostaje bezpieczny dla jego mieszkańców przez długie lata.