Kto ma obowiązek sporządzać i przechowywać dokumentację wspólnoty mieszkaniowej?

W wielu wspólnotach mieszkaniowych dokumentacja funkcjonuje „z przyzwyczajenia” – część dokumentów znajduje się u zarządcy wspólnoty mieszkaniowej, część u członków zarządu, a część… nigdzie. Gdy pojawia się potrzeba remontu, kontroli lub sprzedaży lokalu, zaczynają się pytania: kto właściwie odpowiada za dokumenty, kto powinien je sporządzić, a kto ponosi koszty ich odtworzenia. Ten wpis porządkuje odpowiedzialność za dokumentację wspólnoty mieszkaniowej zgodnie z przepisami i praktyką zarządczą.

Dlaczego odpowiedzialność za dokumentację bywa niejasna?

Wspólnota mieszkaniowa nie jest klasycznym właścicielem nieruchomości. To zbiorowość właścicieli lokali, która działa przez zarząd lub zarządcę. Brak jednej osoby odpowiedzialnej „z definicji” sprawia, że obowiązki często się rozmywają. Problem pogłębiają zmiany składu zarządu, zmiany firm zarządzających oraz brak protokołów zdawczo-odbiorczych przy przekazywaniu dokumentów.

W praktyce dokumentacja bywa przekazywana nieformalnie, bez spisu i weryfikacji. Dopóki nie pojawi się kontrola lub konieczność przedstawienia konkretnych dokumentów, nikt nie weryfikuje ich kompletności. To właśnie wtedy wychodzą na jaw braki, które mogą mieć realne konsekwencje prawne i finansowe dla wspólnoty.

Co mówią przepisy o odpowiedzialności za dokumentację wspólnoty?

Podstawą jest ustawa o własności lokali. Zgodnie z nią prowadzenie dokumentacji stanowi element zarządu nieruchomością wspólną. Oznacza to, że wspólnota jako całość odpowiada za jej istnienie, kompletność i aktualność, natomiast obowiązki wykonawcze spoczywają na zarządzie lub zarządcy.

Ustawa wprost wskazuje, że zarząd lub zarządca ma obowiązek przejąć i przechowywać dokumentację techniczną nieruchomości oraz podejmować działania w celu jej uzupełnienia, jeżeli jest niekompletna. Prawo budowlane dodatkowo nakłada obowiązki związane z dokumentacją techniczną, przeglądami oraz prowadzeniem książki obiektu budowlanego. Odpowiedzialność ta ma charakter ciągły i nie wygasa wraz z upływem czasu. Dowiedz się więcej z naszego Przewodnika o dokumentacji wspólnot mieszkaniowych.

Rola zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Zarząd wspólnoty jest organem odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty. To on odpowiada za to, aby dokumentacja była prowadzona zgodnie z przepisami, nawet jeśli w praktyce zajmuje się tym zarządca. Zarząd nie musi samodzielnie sporządzać dokumentów ani ich archiwizować, ale ponosi odpowiedzialność za to, że obowiązki te są wykonywane.

W sytuacji, gdy wspólnota nie ma powołanego zarządcy, to właśnie zarząd musi zadbać o kompletność dokumentacji, zlecać przeglądy, archiwizować protokoły i przechowywać dokumenty w sposób umożliwiający dostęp właścicielom lokali. Brak działań w tym zakresie może zostać uznany za nienależyte wykonywanie obowiązków.

Obowiązki zarządcy nieruchomości w zakresie dokumentacji

Jeżeli wspólnota powierzyła zarządzanie profesjonalnemu zarządcy, to on przejmuje obowiązki operacyjne związane z dokumentacją. Zarządca odpowiada za jej prowadzenie, aktualizację i przechowywanie w imieniu wspólnoty. Obejmuje to dokumentację techniczną, finansową oraz organizacyjną.

Kluczowym momentem jest przejęcie nieruchomości do zarządzania. Wtedy zarządca powinien sporządzić protokół przejęcia dokumentacji, w którym dokładnie wskazuje, jakie dokumenty otrzymał, a jakich brakuje. Od tego momentu to on odpowiada za bieżące uzupełnianie dokumentów, archiwizowanie protokołów przeglądów oraz przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli lub zebrań właścicieli.

Zarządca nie staje się właścicielem dokumentów, lecz ich depozytariuszem. Dokumentacja nadal należy do wspólnoty, a zarządca ma obowiązek udostępniać ją właścicielom lokali w ramach prawa kontroli.

Czy właściciele lokali odpowiadają za dokumentację wspólnoty?

Właściciele lokali są współwłaścicielami nieruchomości wspólnej, ale nie mają indywidualnego obowiązku prowadzenia dokumentacji. Ich rola polega przede wszystkim na finansowaniu kosztów związanych z jej sporządzeniem, aktualizacją i odtworzeniem.

Jeśli dokumentacja nie została sporządzona lub jest niekompletna, zarząd lub zarządca ma obowiązek podjąć czynności zmierzające do jej odtworzenia lub aktualizacji. Koszty tych prac pokrywają właściciele lokali według udziałów, chyba że uchwała wspólnoty stanowi inaczej. To rozwiązanie praktyczne i zgodne z przepisami, ponieważ dokumentacja służy całej wspólnocie, a nie pojedynczym osobom.

Brak aktualnej dokumentacji może utrudnić przeprowadzenie remontów, przeglądów czy sprzedaż lokalu. Z tego względu finansowanie jej odtworzenia leży w interesie wszystkich właścicieli.

Odpowiedzialność dewelopera i moment przejęcia dokumentacji

W nowych budynkach istotną rolę odgrywa deweloper. To on powinien przekazać wspólnocie kompletną dokumentację projektową i powykonawczą w momencie wyodrębnienia ostatniego lokalu. W praktyce jednak zdarza się, że dokumenty są niepełne lub nieaktualne.

Moment przejęcia dokumentacji przez wspólnotę jest kluczowy. Jeżeli braki zostaną wykryte na tym etapie, wspólnota ma możliwość dochodzenia ich uzupełnienia od dewelopera. Po upływie czasu ciężar odpowiedzialności przechodzi jednak na wspólnotę, która musi dokumentację odtworzyć we własnym zakresie.

Gdzie i w jakiej formie należy przechowywać dokumentację?

Przepisy nie wskazują jednego miejsca przechowywania dokumentacji. Najczęściej znajduje się ona w biurze zarządcy lub w siedzibie wspólnoty. Kluczowe jest to, aby była zabezpieczona, kompletna i dostępna dla uprawnionych osób.

Coraz częściej dokumenty są archiwizowane także w formie elektronicznej. Takie rozwiązania ułatwiają dostęp i porządek, ale nie zwalniają z obowiązku przechowywania oryginałów. Wspólnota powinna jasno określić zasady przechowywania dokumentacji, najlepiej w formie uchwały lub zapisów umowy z zarządcą.

Co zrobić, gdy dokumentacja wspólnoty jest niekompletna lub zaginęła?

Jeżeli wspólnota stwierdzi braki w dokumentacji, zarząd lub zarządca ma obowiązek podjąć działania naprawcze. Może to oznaczać odtworzenie dokumentacji technicznej, zlecenie inwentaryzacji budynku, pozyskanie kopii dokumentów z urzędów lub archiwów, a także uporządkowanie akt finansowych i organizacyjnych.

Zaniechanie tych działań może prowadzić do poważnych konsekwencji. Brak dokumentów utrudnia planowanie remontów, naraża wspólnotę na problemy podczas kontroli oraz może obniżyć wartość lokali. Dlatego reagowanie na braki w dokumentacji powinno być traktowane jako element bieżącego zarządzania nieruchomością.

Najczęstsze błędy w zakresie odpowiedzialności za dokumentację

W praktyce najczęściej spotyka się sytuacje, w których dokumentacja nie została formalnie przejęta przy zmianie zarządcy lub składu zarządu. Częstym błędem jest także założenie, że skoro dokumenty istniały kiedyś, to „gdzieś są”. Problemem bywa również przechowywanie dokumentów prywatnie przez członków zarządu, bez wiedzy pozostałych właścicieli.

Takie działania prowadzą do chaosu i utraty kontroli nad dokumentacją. Jedynym skutecznym rozwiązaniem jest jasny podział odpowiedzialności i profesjonalne podejście do archiwizacji.

Jak Exist III porządkuje odpowiedzialność za dokumentację wspólnoty?

Exist III wspiera wspólnoty mieszkaniowe we Wrocławiu w uporządkowaniu i prowadzeniu dokumentacji na każdym etapie zarządzania. Obejmuje to przejęcie dokumentów przy objęciu nieruchomości, ich weryfikację, identyfikację braków oraz bieżącą aktualizację. Firma dba o jasny podział ról pomiędzy zarządem, zarządcą i wspólnotą, dzięki czemu odpowiedzialność za dokumentację jest czytelna i nie budzi wątpliwości.

Podsumowanie dokumentacji wspólnoty

Odpowiedzialność za sporządzanie i przechowywanie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej jest jasno określona w przepisach, choć w praktyce często bywa pomijana. Zarząd i zarządca odpowiadają za jej prowadzenie, a właściciele za finansowanie niezbędnych działań. Brak wiedzy w tym zakresie prowadzi do problemów, które można łatwo uniknąć dzięki uporządkowanym procedurom i wsparciu doświadczonego zarządcy. Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu.