Umowa z zarządcą nieruchomości przemysłowej – co powinna zawierać?

Zarządzanie halą magazynową lub obiektem przemysłowym to złożony proces wymagający precyzyjnych ustaleń między właścicielem a firmą zarządzającą. Aby współpraca przebiegała płynnie i przynosiła obopólne korzyści, niezbędna jest umowa z zarządcą nieruchomości, która jasno określa obowiązki, zakres usług i zasady rozliczeń.

W tym wpisie wyjaśniamy, jak podpisać umowę o zarządzanie halą, jakie zapisy powinny się w niej znaleźć oraz na co zwrócić uwagę, zanim powierzysz swoją nieruchomość przemysłową profesjonalnemu zarządcy.

Dlaczego umowa z zarządcą jest tak ważna?

Właściciele nieruchomości przemysłowych coraz częściej decydują się na współpracę z zewnętrznym zarządcą. Taka decyzja oznacza przekazanie odpowiedzialności za codzienną obsługę techniczną, administracyjną i finansową obiektu. Aby współpraca była skuteczna, zakres kompetencji i obowiązków musi być opisany precyzyjnie i jednoznacznie.

Dobrze skonstruowana umowa chroni obie strony – właściciela przed nieporozumieniami lub brakiem odpowiedzialności, a zarządcę przed nieuzasadnionymi roszczeniami. To dokument, który stanowi fundament całej współpracy i ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również prawne.

Jak podpisać umowę o zarządzanie halą?

Podpisanie umowy z zarządcą nieruchomości przemysłowej powinno być poprzedzone analizą oferty i rozmową o indywidualnych potrzebach właściciela. Każda hala czy magazyn ma inną specyfikę – inne systemy techniczne, rodzaje najemców i stopień zaawansowania infrastruktury.

Dlatego przed podpisaniem dokumentu warto omówić:

• zakres odpowiedzialności zarządcy (czy obejmuje pełne zarządzanie, czy tylko techniczne lub administracyjne),
• sposób komunikacji i raportowania,
• model wynagrodzenia,
• procedury w przypadku awarii, remontów lub sytuacji nadzwyczajnych.

Dobrą praktyką jest również podpisanie tzw. protokołu przekazania nieruchomości, który opisuje stan techniczny obiektu i dokumentację przekazywaną zarządcy.

Zakres obowiązków zarządcy – kluczowy element umowy

Każda umowa z zarządcą nieruchomości powinna precyzyjnie wskazywać, jakie czynności leżą w gestii zarządcy. W zależności od ustaleń może to być:

• Zarządzanie techniczne – organizacja przeglądów budowlanych, konserwacji i serwisów instalacji (elektrycznych, HVAC, PPOŻ, wodno-kanalizacyjnych), nadzór nad firmami technicznymi, prowadzenie książki obiektu budowlanego.
• Zarządzanie administracyjne – kontakt z najemcami, przygotowywanie umów najmu, obsługa rozliczeń mediów, naliczanie czynszów, kontrola terminów płatności.
• Zarządzanie finansowe – planowanie budżetu utrzymania nieruchomości, sporządzanie raportów kosztowych, kontrola kosztów eksploatacyjnych i inwestycyjnych.
• Zarządzanie komercjalizacją – wsparcie w poszukiwaniu najemców, przygotowanie ofert wynajmu, udział w negocjacjach, nadzór nad adaptacjami powierzchni.

Zakres usług można dostosować do indywidualnych potrzeb właściciela – w pełnym modelu zarządca odpowiada za wszystkie obszary, natomiast w ograniczonym (np. technicznym) skupia się wyłącznie na utrzymaniu obiektu.

Odpowiedzialność i uprawnienia zarządcy

W umowie powinno znaleźć się jednoznaczne określenie zakresu odpowiedzialności zarządcy. Najczęściej obejmuje on:

• dbanie o bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości,
• utrzymanie obiektu w należytym stanie technicznym,
• realizację przeglądów obowiązkowych,
• nadzór nad firmami zewnętrznymi i serwisami,
• informowanie właściciela o istotnych zdarzeniach i awariach,
• kontrolę zgodności działań z przepisami prawa budowlanego i PPOŻ.

Ważne, aby w umowie znalazł się zapis określający, czy zarządca działa w imieniu i na rzecz właściciela, np. przy podpisywaniu umów serwisowych czy rozliczaniu mediów. Taki dokument daje mu formalne umocowanie do działania w imieniu inwestora.

Raportowanie i komunikacja

Transparentność to podstawa dobrej współpracy. Właściciel powinien mieć pełen dostęp do informacji o stanie nieruchomości, prowadzonych działaniach i ponoszonych kosztach. Dlatego w umowie należy określić:

• częstotliwość i formę raportów (np. miesięczne raporty techniczne i finansowe),
• sposób zgłaszania awarii i usterek,
• zasady akceptacji wydatków (np. progowe kwoty wymagające zgody właściciela).

Regularne raportowanie pozwala uniknąć nieporozumień i daje właścicielowi kontrolę nad sytuacją w obiekcie.

Wynagrodzenie i warunki rozliczeń

Model rozliczeń powinien być jasny i proporcjonalny do zakresu usług. Najczęściej stosowane są dwa rozwiązania:

1. Stała miesięczna opłata (ryczałt) – obejmuje zarządzanie techniczne, administracyjne i raportowanie.
2. Model mieszany – opłata stała + prowizja od efektywności (np. pozyskania nowego najemcy, oszczędności w kosztach eksploatacji).

W umowie warto także zawrzeć zapisy dotyczące fakturowania, terminów płatności, ewentualnych premii lub kar umownych oraz procedur rozwiązania współpracy.

Dodatkowe zapisy, o których warto pamiętać

Dobrze skonstruowana umowa powinna zawierać również:

• zasady przekazywania dokumentacji technicznej i finansowej,
• odpowiedzialność za przechowywanie danych i archiwizację dokumentów,
• procedurę postępowania w razie awarii lub zagrożenia bezpieczeństwa,
• klauzulę poufności i ochrony informacji,
• warunki wypowiedzenia umowy (okres, forma, rozliczenie końcowe).

Dzięki tym zapisom właściciel ma pewność, że zarządca działa w jego interesie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Umowa dopasowana do potrzeb – najlepsze rozwiązanie

Nie istnieje uniwersalny wzór umowy o zarządzanie halą magazynową. Każda nieruchomość ma swoją specyfikę, a właściciel – indywidualne oczekiwania. Dlatego profesjonalne firmy, takie jak Exist III, przygotowują umowy „szyte na miarę” – dopasowane do rodzaju obiektu, liczby najemców i zakresu odpowiedzialności.

Takie podejście pozwala stworzyć elastyczny model współpracy, który jest zarówno bezpieczny dla właściciela, jak i przejrzysty dla zarządcy.

Podsumowanie

Podpisując umowę z zarządcą nieruchomości przemysłowej, właściciel przekazuje odpowiedzialność za codzienne funkcjonowanie obiektu, ale zyskuje profesjonalne wsparcie, przejrzystość kosztów i spokój. Jasne określenie zakresu obowiązków zarządcy, sposobu raportowania, zasad rozliczeń i odpowiedzialności to klucz do bezpiecznej i efektywnej współpracy.

Zanim podpiszesz umowę, sprawdź doświadczenie firmy i poznaj jej standardy działania. O tym, jak wybrać odpowiedniego partnera, przeczytasz w naszym wpisie:
👉 Jak wybrać firmę do zarządzania magazynem lub halą przemysłową? 6 kluczowych kryteriów